Organiser sa gestion de projet avec notion

Qu’est ce que Notion ?

Notion est une application « hybride » lancée en 2016 qui propose un espace de travail « tout-en-un » gratuit et utilisé notamment dans la prise de notes et l’organisation (seul ou en équipe).

Si à son lancement, le logiciel obtenait déjà de nombreux éloges pour sa flexibilité, sa qualité d’expérience ou simplement la pléthore de possibilités qu’il offrait, c’est en 2018 qu’il va définitivement rebattre les cartes du marché des logiciels de prise de notes et de documentation avec l’introduction des bases de données et des modèles (nommés aussi « templates »).

Ce sont ces deux fonctionnalités qui vont permettre à Notion de gagner environ quatre millions d’utilisateurs en moins de deux ans 😱 ! La flexibilité non négligeable que possédait déjà l’application va être considérablement accrue à l’arrivée des bases de données et le logiciel va devenir d’autant plus accessible et simple d’utilisation grâce à l’ajout des modèles qui offrent un moyen très rapide d’utiliser les nombreux services de l’application.

Permet-il de s’organiser ?

Notion est pour certains, une « extension de leur cerveau » est cela, surtout grâce au système de base de données qui permet d’afficher des données sous forme de tableau, de « kanban » (si vous ne connaissez pas, vous pouvez en apprendre plus en cliquant ici) , de galerie, de liste, de calendrier et de vue chronologique. Le point le plus important là-dedans c’est que toutes les méthodes d’affichages citées peuvent être reliées qu’à une seule et même base de données ! 🤯

Exemple d'affichage des bases de données notion

Apprendre à utiliser cette application vous offre une structure de données incroyablement complexe et flexible sur laquelle vous allez pouvoir saisir et organiser (et ainsi retenir) toutes sortes d’informations du quotidien !
Alors si pour ma part, je n’utilise pas Notion pour absolument tous (comme peuvent le faire certains), celui-ci m’apporte déjà énormément et j’envisage sérieusement de transférer toutes mes informations sur cette application.

Utiliser Notion en gestion de projet ?

Nous venons de le voir, Notion est un outil très pratique qui vous permet de disposer vos données comme bon vous semble. Celui-ci nécessite tout de même un peu d’apprentissages et de pratique pour que vous puissiez le maîtriser mais le prix en vaut largement l’effort et notamment, dans la gestion de projet ou l’organisation des informations peut vite devenir un cauchemar. En répartissant vos informations dans trois grandes parties, Notion peut apporter une solution élégante et simple à mettre en place pour la gestion de projet. Je vais détailler dans les prochaines lignes, ma méthode d’organisation mise en place avec le logiciel Notion pour mes projets.

Ma méthode d’organisation

Je ne prétends pas que ma méthode soit la meilleure, mais elle m’a personnellement fait gagner beaucoup de temps et me permet de m’améliorer en organisation. Elle se base sur trois bases de données en fortes interactions :

Partie « Projets »

Ou se trouvent tous les projets sur lesquels je travail/j’ai travaillé et toute la chronologie qui leur est liée.

Partie « Contacts »

Ou on retrouve tous les clients et différents contacts reliés aux différents projets auquel je suis lié.

Partie « Missions »

Qui contient les détails des travaux réalisés pour les différents projets et clients.

La gestion des projets

Cette base de données est certainement la plus importante de votre gestionnaire. Vous devez pouvoir consulter en quelques instants, les projets en cours, les derniers terminés et ceux à venir. Un bon entretien de cette base de données devrait vous permettre également d’évaluer les temps passés par rapport au temps vendus sur chacun de vos projets et ainsi, de connaître votre productivité réelle par rapport à vos estimations.

Tout comme les contacts, vous êtes libre de mettre ce que vous souhaitez dans votre base de données, mais certains champs restent obligatoires :

  • Le nom de votre projet
  • Un champ « Relationnel » lié avec le(s) mission(s) (qui sera créé lors de la création de votre base de données « missions »)
  • Un champ « Relationnel » lié avec le(s) contact(s) (qui sera créé lors de la création de votre base de données « contacts »)
  • Un champ « Sélection » pour le statut de votre projet (« En cours », « En attente », « Terminé », « Archivé »)
  • Un champ « Date » dans lequel vous pourrez renseigner la date à laquelle le projet a commencé ainsi que celle ou il s’est terminé.
  • Un champ « Formule » dans lequel nous allons calculer le nombre de jours passés sur le projet durant/depuis sa création.
  • Un champ « Texte » pour tout commentaire (celui-ci n’est pas obligatoire mais vivement conseillé)

La gestion des contacts

Séparer les projets et les missions des contacts est un point très important car premièrement, il n’est pas impossible qu’un jour vous puissiez avoir deux projets pour un seul et même client de vos contacts et ensuite, car vous pouvez avoir besoin d‘accéder à cette base de données dans d’autres contextes que pour de la suivi de projet ! Avoir vos notes sur vos différents contacts dans un coin bien rangé et ordonné, c’est l’assurance de promettre des échanges riches avec vos contacts, sans oublie d’une quelconque information.

Vous êtes libre de mettre ce que vous souhaitez dans votre base de données de contacts, mais il vous faudra au minimum :

  • Un nom pour votre contact
  • Un champ « Relationnel » lié avec le(s) projet(s)
  • Un champ « Agrégation » pour récupérer le(s) mission(s) de vos projets
  • Un champ « Texte » pour tout commentaire (celui-ci n’est pas obligatoire mais vivement conseillé)

La gestion des missions

La base de données des missions vous apporte un maximum de détail sur la nature de toute intervention liée à un projet. Un projet peut contenir aucune ou plusieurs missions, mais une mission doit contenir au moins un projet. Les durées « courtes » de vos missions vous permettent de savoir si vos estimations sont bonnes et si vous devez vous adapter (augmenter, diminuer les temps estimés).

Voici les champs obligatoires pour la base de données « missions » :

  • Le nom de votre mission (pour ma part, il s’agit directement des numéros de devis)
  • Un champ « Relationnel » lié avec le(s) projet(s)
  • Un champ « Agrégation » pour récupérer le(s) contact(s) du/des projet(s) lié(s)
  • Un champ « Date » qui contient la date de début et de fin de la mission.
  • Un champ « Nombre » qui contient le nombre d’heure vendu pour cette mission.
  • Un champ « Formule » dans lequel nous allons calculer le nombre d’heure réel passé sur la mission.
  • Un champ « Formule » dans lequel nous allons calculer le décalage entre le temps vendu et le temps réel passé.
  • Un champ « Texte » pour tout commentaire (celui-ci n’est pas obligatoire mais vivement conseillé)

Schéma

Gestion de projet avec notion, organisation des bases de données
Schéma UML de gestion de projet avec notion

Formules pour calculer les temps passés

Nous allons essayer de comprendre comment calculer les « Temps passés » à partir de nos bases de données.
Le calcul est relativement simple, il s’agit du nombre de jours écoulé entre la date de départ et la date de fin du projet ou de la mission (ou si vous n’avez pas terminé, l’écart entre la date de départ et aujourd’hui) à quoi il faut soustraire le nombre de semaine d’écart multiplié par le nombre de jour ou vous ne travaillez pas.

Calculer l’écart de notre champ « date » en jour (à raison de 5 jours par semaine):

Javascript
(start(prop("Date")) != end(prop("Date"))) ? (dateBetween(end(prop("Date")), start(prop("Date")), "days") - dateBetween(end(prop("Date")), start(prop("Date")), "weeks") * 2) : (dateBetween(now(), start(prop("Date")), "days") - dateBetween(now(), start(prop("Date")), "weeks") * 2)

Si vous travaillez plus ou moins de 5 jours par semaine, vous devez changer le « 2 » de la formule par le nombre de jour ou vous ne travaillez pas par semaine.

Si vous souhaitez calculer l’écart en heure, la formule est un peu plus complexe, il ne suffit pas de multiplier le nombre de jour passé par le nombre d’heure que vous travaillez par jour car, il faut également prendre en compte le fait qu’une mission ne peut durer que quelques heures. Voici un exemple ci-dessous avec 5 jours par semaine et 8 heures par jour.

Javascript
(start(prop("DATE")) != end(prop("DATE"))) ? ((dateBetween(end(prop("DATE")), start(prop("DATE")), "days") <= 0) ? dateBetween(end(prop("DATE")), start(prop("DATE")), "hours") : ((dateBetween(end(prop("DATE")), start(prop("DATE")), "days") - dateBetween(end(prop("DATE")), start(prop("DATE")), "weeks") * 2) * 8)) : ((dateBetween(now(), start(prop("DATE")), "days") <= 0) ? dateBetween(now(), start(prop("DATE")), "hours") : ((dateBetween(now(), start(prop("DATE")), "days") - dateBetween(now(), start(prop("DATE")), "weeks") * 2) * 8))

Formule pour vérifier sa qualité d’estimation

Vous avez terminé votre mission/votre projet et vous souhaitez vérifier si vous ne vous êtes pas trompé sur votre estimation de temps vendus/passés. C’est très simple, il vous suffit d’avoir deux valeurs de départ, le temps passé et le temps vendu (à la même échelle évidemment, semaines, jours ou heure).

Il faut ensuite passer ce rapport en pourcentage en utilisant la formule suivante :

Javascript
prop("TEMPS PASSES") / prop("DUREE (h)") * 100

Vous devez vous rapprocher le plus possible de 100. Si vous êtes au-dessus de 100, c’est que vous avez pris moins de temps que vous n’en avez vendus (vous êtes trop efficace). Si vous êtes en dessous de 100, vous avez pris plus de temps que celui vendu (vous n’êtes pas suffisamment efficace).

Retours sur expérience

J’utilise la méthode que je viens de vous présenter depuis environ trois mois et c’est clairement au-dessus de mes attentes. Je sais exactement ce que je dois faire après chaque projet pour adapter mes estimations, je peux revenir rapidement sur mes anciens projets/contacts/missions pour savoir ce que je dois faire ou ne pas faire et comment m’organiser.

Le seul inconvénient que je note à cette méthode c’est qu’elle demande un suivi particulièrement rigoureux. Je dois me rendre sur le gestionnaire à chaque fin de journée de travail pour vérifier que je n’ai rien oublié ce qui peut être (et je le comprends) « énervant » pour certains.

Mais la satisfaction de voir toutes ces données se synchroniser à chaque saisie est plus que suffisante pour me faire revenir chaque jour sur mes bases de données (un exemple avec des données fictives ci-dessous).

Gestion de projet avec Notion, mise à jour synchronisé des données

Allez plus loin

Nous avons noté qu’il était possible de disposer nos données de bien des manières et il serait dommage de ne pas en profiter sur le gestionnaire de projet. Personnellement, j’aime beaucoup afficher mes missions dans un agenda, je peux savoir rapidement si j’ai du travail pour les semaines à venir, si j’ai du retard ou des jours très chargés, … J’ai également réalisé une page avec des « vues liées » à mes bases de données ou je sais quels projets sont en cours, depuis combien de temps je n’ai pas relancé tel ou tel client, …

Pour le coup c’est à vous de disposer de vos données comme vous le souhaitez mais sachez que les possibilités sont très nombreuses et que le web ne manque pas d’inspiration !
Voici un exemple qui reprend par exemple les bases de données fictives affichées un peu plus tôt :

Gestion de projet avec notion, jouer avec les multiples affichages de base de données pour disposer vos informations selon vos préférences

Conclusion

Notion est un outil vraiment utile dans la gestion et l’organisation de vos données, l’utiliser pour la gestion de vos projets est une excellente idée puisque l’application vous permet d’afficher vos données selon vos besoins. Cependant, passer par cette application demande à ce que vous disposiez de rigueur dans la saisie de vos précieuses informations.

Si vous avez la moindre question ou un besoin de renseignement supplémentaire, vous pouvez me contacter à l’adresse mail contact@pierrelejeune.fr, ou directement depuis le formulaire de contact du site internet.